Diante de tantos custos, e da quantidade de documentos a serem requisitados e guardados de maneira adequada as empresas hoje, estão se reestrurando e contratando empresas para gerenciar eletronicamente os seus documentos. A função dessas empresas é tornar disponível a qualquer momento e em qualquer hora uma cópia dos documentos originais em sua versão eletrônica.
O que as empresas tem a ganhar com esse tipo de ação? Além da redução de custos, e a facilidade não ter que se preocupar o depósito de documentos e toda a logística para isso, os documentos são facilmente catalogados e cadastrados dentro do sistema que efetua pesquisa eficientes e filtros aplicados de acordo com a utilização do usuário. Em casos especiais, os documentos originais são enviados para apresentação onde for requisitado.
Todos os acessos, podem ser feitos pela internet, e são disponiveis a todos as pessoas autorizadas, hoje esse serviço substitui os arquivos mortos e possuem a vantagem de serem totalmente seguros. Além de terem uma vantagem adicional, de poderem ser totalmente integrados aos sistemas da empresa contratante, ou seja, ao mesmo tempo que os documentos são escaneados e catalogados eles entram no sistema e estão disponíveis para consultas, real time.
Tudo isso é possível através do gerenciamento de um banco de dados com todas as informações necessárias para catologar, e arquivos PDF ou Imagens dos documentos referentes. Por isso quando a empresa quiser saber o histórico de algum cliente por exemplo ela pode requisitar toda a documentação de um cliente específico sem se limitar a intermediários.
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